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Coordinated Care Aviso de prácticas de privacidad

ESTE AVISO DESCRIBE CÓMO PODRÍA USARSE Y DIVULGARSE SU INFORMACIÓN MÉDICA Y CÓMO USTED PUEDE OBTENER ACCESO A ESTA. POR FAVOR, LÉALO DETENIDAMENTE.

Vigente a partir del 01 de julio de 2017

Para obtener ayuda para traducir o entender este aviso, por favor, llame al 1-877-644-4613. Para personas con discapacidad auditiva TTY 1-866-862-9380.

Si necesita ayuda para traducir o entender este texto, por favor, llame al teléfono.
1-877-644-4613. (TTY 1-866-862-9380).

Los servicios de intérprete se ofrecen de forma gratuita.

Deberes de las entidades cubiertas

Coordinated Care es una entidad cubierta, según se define y regula en la Ley de Transferencia y Responsabilidad de Seguro Médico (Health Insurance Portability and Accountability Act, HIPAA) de 1996.  La ley le exige a Coordinated Care mantener la privacidad de su información médica protegida (Protected Health Information, PHI), proporcionarle a usted este aviso de nuestros deberes legales y prácticas de privacidad relacionadas con su PHI, obedecer los términos de este aviso vigente actualmente y notificarle en caso de una violación de su PHI no asegurada.

Este aviso describe cómo puede que usemos y divulguemos su PHI.  También describe sus derechos a acceder, modificar y manejar su PHI y cómo ejercer estos derechos.  Todos los demás usos y divulgaciones de su PHI que no estén descritos en este aviso se realizarán únicamente con su autorización por escrito.

Coordinated Care se reserva el derecho de modificar este aviso.  Nos reservamos el derecho a hacer que el aviso revisado o modificado sea vigente para su PHI que ya tenemos, así como la que recibamos en el futuro.  Coordinated Care revisará y distribuirá este aviso de manera oportuna cada vez que se le haga una modificación importante a lo siguiente:

  • Los usos y divulgaciones
  • Sus derechos
  • Nuestros deberes legales
  • Otras prácticas de privacidad descritas en el aviso.

Incluiremos los avisos revisados en el manual del miembro y los publicaremos en nuestro sitio web. 

Usos y divulgaciones permitidas de su PHI

A continuación, se presenta una lista de cómo puede que usemos o divulguemos su PHI sin su permiso o autorización.

  • Tratamiento - Podemos usar su información o revelarla a un médico o a otro proveedor de atención médica que le proporcione tratamiento, con el propósito de coordinar el mismo entre los proveedores o para obtener asistencia al momento de tomar decisiones de autorización previas relacionadas con sus beneficios.
  • Pago - Podemos usar y divulgar su PHI para realizar pagos de beneficios por los servicios de atención médica que se le hayan prestado. Puede que divulguemos su PHI a otro plan de salud, a un proveedor de atención médica o a otra entidad sujeta a las normas de privacidad federales con fines de pago. Los pagos pueden incluir:
    • procesamiento de reclamos
    • determinación de la elegibilidad o de la cobertura de reclamos
    • emisión de facturas de primas
    • evaluación de los servicios por necesidad médica
    • revisión del uso de los reclamos
  • Operaciones de atención médica - Podemos usar y divulgar su PHI para realizar nuestras operaciones de atención médica.  Estas actividades pueden incluir:
    • prestar servicios a los clientes
    • responder a quejas y apelaciones
    • ofrecer manejo de casos y coordinación de la atención
    • realizar evaluaciones médicas de los reclamos y otras evaluaciones de calidad
    • actividades de mejoramiento 
    En nuestras operaciones de atención médica, quizás revelemos su PHI a socios empresariales. Se realizarán acuerdos por escrito para proteger la privacidad de su PHI con estos socios. Podemos revelarle su PHI a otra entidad que esté sujeta a las normas federales de privacidad. La entidad también debe estar relacionada con usted por sus operaciones de atención médica. Esto incluye lo siguiente:
    • evaluaciones de calidad y actividades de mejoramiento
    • evaluación de la competencia o calificaciones de los profesionales médicos
    • manejar casos y coordinar la atención
    • detectar o prevenir fraude o abuso en la atención médica
  • Plan grupal de salud/Divulgaciones del patrocinador del plan – Podemos divulgar su información médica protegida a un patrocinador del plan de salud grupal, como a su empleador o a otra entidad que le esté ofreciendo un programa de atención médica, siempre que el patrocinador acepte ciertas restricciones en el uso o divulgación de la información médica protegida (como aceptar no usarla para tomar medidas o decisiones relacionadas con el empleo).  
  • Otros usos y divulgaciones permitidas o requeridas de su PHI

  • Actividades de recaudación de fondos – Podemos usar o divulgar su PHI con fines de actividades de recaudación de fondos, como recaudar dinero para una fundación de caridad o para una entidad similar, para ayudar a financiar sus actividades.  Si lo contactamos sobre las actividades de recaudación de fondos, le daremos la oportunidad de no participar o de no se le vuelva a contactar en estos casos.
  • Fines de aseguramiento – Podemos usar o divulgar su PHI con fines de aseguramiento, como para tomar decisiones respecto a las solicitudes de cobertura. Si usamos o divulgamos su PHI con fines de aseguramiento, se nos prohíbe usar o divulgar su PHI relacionada con información genética durante dicho proceso. 
  • Recordatorios de citas/Alternativas de tratamiento - Podemos usar y divulgar su PHI para recordarle una cita de tratamiento y atención médica con nosotros o para proporcionarle información sobre las alternativas de tratamiento u otros beneficios o servicios relacionados con la salud, tal como información sobre cómo dejar de fumar o perder peso.
  • Según lo exija la ley - Si las leyes federales, estatales o locales exigen el uso o divulgación de su PHI, podemos usarla o divulgarla en la medida en la que ello cumpla con tales leyes y se limite a las exigencias de estas.  Si dos o más leyes o reglamentos que rijan el mismo conflicto de uso o divulgación, cumpliremos los más limitativos.
  • Actividades de salud pública - Podemos divulgar su PHI a una autoridad de salud pública con fines de prevención y control de enfermedades, lesiones o discapacidades.  Podemos divulgar su PHI a la Administración de Alimentos y Medicamentos (Food and Drug Administration, FDA) para garantizar la calidad, seguridad y efectividad de los productos o servicios bajo su jurisdicción. 
  • Víctimas de abuso y negligencia - Podemos divulgar su PHI a una autoridad local, estatal o federal, incluyendo los servicios sociales o un organismo de servicios de protección que tenga autorización legal para recibir esos informes si tenemos una sospecha razonable de abuso, negligencia o violencia doméstica.
  • Procedimientos judiciales y administrativos - Podemos divulgar su PHI en procedimientos judiciales y administrativos. También podemos divulgarla como respuesta a lo siguiente:
    • una orden de un tribunal
    • un tribunal administrativo
    • una citación
    • una convocatoria
    • un mandato judicial
    • una solicitud de descubrimiento
    • una solicitud legal similar
  • Cumplimiento de la ley - Podemos divulgar la PHI pertinente en cumplimiento de la ley cuando se nos exija. Como, por ejemplo, en respuesta a:
    • una orden judicial
    • un mandato de un tribunal
    • una citación
    • una convocatoria emitida por un funcionario judicial
    • una citación del gran jurado
    También podemos divulgar su PHI pertinente para identificar o ubicar a un sospechoso, fugitivo, testigo importante o persona desaparecida.
  • Forenses, examinadores médicos y directores de funerales - Podemos divulgar su PHI a forenses o examinadores médicos.  Puede que esto sea necesario, por ejemplo, para determinar la causa de una muerte.  También podemos divulgar su PHI a directores de funerales, de ser necesario, para que cumplan su trabajo.
  •  Donaciones de órganos, ojos y tejidos - Podemos divulgar su PHI a organizaciones de obtención de órganos. También podemos divulgar su PHI a personas que trabajen con la obtención, las operaciones bancarias y el trasplante de:
    • órganos cadavéricos
    • ojos
    • tejidos
  • Amenazas a la salud y a la seguridad - También podemos divulgar su PHI si sospechamos, de buena fe, que ello es necesario para prevenir o mitigar una amenaza grave o inminente a la salud o seguridad de una persona o del público.
  • Funciones especializadas del gobierno - Si es miembro de las Fuerzas Armadas de los EE. UU., podemos divulgar su PHI según lo exijan autoridades del comando militar.  También podemos divulgar su información:
    • a funcionarios federales autorizados en relación con la seguridad nacional
    • a efectos de actividades de organismos de inteligencia
    • al Departamento de Estado para tomar decisiones respecto a la conveniencia médica
    • para servicios de protección del presidente o de otras personas autorizadas
  • Compensación a los trabajadores - Podemos divulgar su PHI para cumplir con leyes relacionadas con la compensación a los trabajadores u otros programas similares, según lo establezca la ley, que ofrezcan beneficios en el caso de lesiones o enfermedades relacionadas con el trabajo sin importar las faltas.
  • Situaciones de emergencia – Podemos divulgar su PHI en una situación de emergencia y, en caso de que esté ausente, a un familiar, a un amigo cercano, a organismos de asistencia en caso de desastre o a cualquier otra persona que usted haya identificado con anterioridad,  Usaremos un juicio y una experiencia profesional para determinar si la divulgación es favorable para usted.  Si la divulgación es favorable para usted, solo divulgaremos la PHI que es pertinente para la relación de la persona con su cuidado.
  • Reclusos - Si usted es recluso de una institución penitenciaria o está bajo la custodia de un funcionario del cumplimiento de la ley, podemos divulgar su PHI a la institución penitenciaria o al funcionario del cumplimiento de la ley, en el caso de que dicha información sea necesaria para que la institución le ofrezca atención médica, para proteger su salud o su seguridad, la de otros o la de la institución penitenciaria.
  • Investigación - Bajo ciertas circunstancias, podemos divulgar su PHI a investigadores, en caso de que su estudio de investigación clínica se haya aprobado, siempre y cuando se disponga de ciertos resguardos para asegurar la seguridad y la protección de su PHI.

Usos y divulgaciones de su PHI que requieren autorización por escrito

Se nos exige tener su autorización por escrito para usar o divulgar su PHI, con excepciones limitadas, por las siguientes razones:

  • Venta de PHI – Solicitaremos su autorización por escrito antes de hacer cualquier divulgación que se considere una venta de su PHI, es decir, que recibamos compensación por tal divulgación.
  • Mercadeo – Solicitaremos su autorización por escrito para usar o divulgar su PHI con fines de mercadeo con excepciones limitadas, como cuando nos comuniquemos con usted de manera personal con respecto a mercadeo o cuando ofrezcamos regalos promocionales de valor nominal.
  • Apuntes de psicoterapia – Solicitaremos su autorización por escrito para usar o divulgar los apuntes de psicoterapia que tengamos archivados con excepciones limitadas, como para ciertos tratamientos, pagos u operaciones de atención médica.

Derechos individuales

A continuación, se describen sus derechos respecto a su PHI.  De querer ejercer los siguientes derechos, por favor, contáctenos a través de la información que se encuentra al final de este aviso.

  • Derecho de revocar una autorización - Puede revocar su autorización en cualquier momento, lo cual debe hacerse por escrito.  La revocación se hará efectiva inmediatamente, excepto en caso de que hayamos tomado medidas relacionadas con la autorización antes de que hubiésemos recibido su revocación por escrito.
  • Derecho de solicitar restricciones - Tiene el derecho de solicitar restricciones en el uso y la divulgación de su PHI para tratamientos, pagos u operaciones de atención médica, así como en las divulgaciones a personas involucradas en su atención o el pago de esta, como familiares o amigos cercanos.  Su solicitud debería indicar las restricciones que solicita, así como a quién aplican.  No se nos exige aceptar dicha solicitud.  Si la aceptamos, cumpliremos con esta, a menos que se necesite la información para proporcionarle tratamiento de emergencia.  Sin embargo, limitaremos el uso o la divulgación de su PHI para pagos u operaciones de atención médica relacionadas con un plan de salud cuando usted haya pagado por el servicio o artículo por completo por sus propios medios.
  • Derecho de solicitar comunicación confidencial - Tiene el derecho de solicitar que nos comuniquemos con usted sobre su PHI a través de medios o en lugares alternativos.  Este derecho aplica únicamente si la información pudiese ponerlo en peligro de no comunicarla a través de los medios o en los lugares que usted indique.  No tiene que explicar la razón de esta solicitud, pero debe indicar que dicha información podría ponerlo en peligro de no cambiar los medios de comunicación o los lugares.  Debemos cumplir con su solicitud si es razonable y si especifica los medios o lugares alternativos en los que se debería entregar su PHI.
  • Derecho a recibir y tener acceso a copias de su PHI - Con excepciones limitadas, tiene el derecho a buscar u obtener copias de su PHI contenidas en un conjunto designado de expedientes.  Puede solicitar que le proporcionemos copias en otro formato que no sean fotocopias.  Usaremos el formato que usted solicite, a menos que ello no sea factibleDebe presentar una solicitud por escrito para tener acceso a su PHI.  Si rechazamos su solicitud, le proporcionaremos una explicación por escrito y le informaremos si se pueden revisar las razones de la negación y cómo solicitar la revisión o si la negación no puede ser revisada.
  • Derecho a modificar su PHI - Tiene el derecho de solicitar que se modifique o cambie su PHI si cree que contiene información incorrecta.  Ello debe hacerse por escrito y se debe explicar la razón de la modificación.  Puede que neguemos su solicitud por ciertas razones, por ejemplo, si no creamos la información que quiere que se modifique y quien lo hizo puede modificarla. Si negamos su solicitud, le proporcionaremos una explicación por escrito. Puede responder por medio de una declaración de desacuerdo con nuestra decisión y la adjuntaremos a la PHI que usted solicita que se modifique.  Si aceptamos su solicitud de modificación de la información, nos esforzaremos, dentro de lo razonable, para informarle a otros de ello, incluyendo a las personas que usted mencione, y para incluir los cambios en las divulgaciones futuras de dicha información.
  • Derecho a recibir contabilización de divulgaciones - Tiene el derecho de recibir una lista de ocasiones, dentro de los últimos 6 años, en las que nosotros o nuestros socios hayamos divulgado su PHI.  Esto no aplica para divulgaciones con fines de tratamientos, pagos, operaciones de atención médica o divulgaciones que haya autorizado y otras actividades particulares. Si solicita esta contabilización más de una vez en un período de 12 meses, puede que le cobremos una tarifa razonable basada en costos para responder a estas solicitudes adicionales. Le ofreceremos más información sobre nuestras tarifas en el momento de su solicitud.
  • Derecho a presentar un reclamo - Si siente que se han violado sus derechos de privacidad o que hemos infringido nuestras propias prácticas, puede presentar un reclamo por escrito o por teléfono a través de la información de contacto al final de este aviso.

    También puede presentar un reclamo en la Oficina de Derechos Civiles del Secretario del Departamento de Salud y Servicios Sociales de los EE. UU. al enviar una carta a 200 Independence Avenue, S.W., Washington, D.C. 20201 o al llamar al 1-800-368-1019, (TTY: 1-866-788-4989) o al visitar www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/complaints/. 

    NO TOMAREMOS MEDIDAS EN SU CONTRA POR PRESENTAR UN RECLAMO.
  • Derecho a recibir una copia de este aviso - Puede solicitar una copia de nuestro aviso en cualquier momento a través de la información de contacto al final de este aviso.  Si recibe este aviso en nuestro sitio web o a través del correo electrónico, también tiene derecho a solicitar una copia impresa de este.

Información de contacto

Si tiene dudas respecto a este aviso, a nuestras prácticas de privacidad relacionadas con su PHI o a cómo ejercer sus derechos, puede contactarnos por escrito o por teléfono a través de la información de contacto que se presenta a continuación. 

Coordinated Care
A la atención de: Privacy Official
1145 Broadway, Suite 300
Tacoma, Washington, 98402

1-877-644-4613

Para personas con discapacidad auditiva TTY 1-866-862-9380.