Coordinated Care Aviso de prácticas de privacidad

EN ESTE AVISO, SE DESCRIBE CÓMO SE PUEDE UTILIZAR Y DIVULGAR SU INFORMACIÓN MÉDICA Y DE QUÉ MANERA USTED PUEDE ACCEDER A DICHA INFORMACIÓN. LÉALO CON DETENIMIENTO.

Vigente desde el 1/1/2023

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Los servicios de interpretación se brindan sin cargo.

Obligaciones de las entidades cubiertas:

Coordinated Care of Washington, Inc. es una entidad cubierta según se define y regula en la Ley de Responsabilidad y Portabilidad de Seguros Médicos (Health Insurance Portability and Accountability Act, HIPAA) de 1996. La ley obliga a Coordinated Care a mantener la privacidad de su información médica protegida (Protected Health Information, PHI), entregarle este Aviso de nuestras obligaciones legales y prácticas de privacidad relacionadas con su PHI, cumplir con los términos del Aviso que se encuentra en vigencia en la actualidad y notificarle en caso de que se produzca una infracción de su PHI no protegida.

En este Aviso, se describe la forma en la que podemos utilizar y divulgar su PHI. También se detallan sus derechos para acceder, modificar y administrar su PHI y cómo ejercerlos. Todos los demás usos y divulgaciones de su PHI que no se describan en este Aviso se llevarán a cabo únicamente con su autorización por escrito.

Coordinated Care se reserva el derecho de modificar este Aviso. Nos reservamos el derecho de hacer efectivo el Aviso revisado o modificado que ya tenemos sobre su PHI, así como toda la PHI sobre usted que recibamos en el futuro. Coordinated Care revisará y distribuirá de inmediato este Aviso cada vez que se introduzca un cambio importante en los siguientes aspectos:

  • los usos o divulgaciones;
  • sus derechos;
  • nuestras obligaciones legales;
  • otras prácticas de privacidad establecidas en el Aviso.

Publicaremos los Avisos revisados en nuestro sitio web, en coordinatedcarehealth.com, o lo enviaremos en un correo por separado.

Protecciones internas de PHI oral, escrita y electrónica:

Coordinated Care protege su PHI. También nos comprometemos a mantener la confidencialidad de su información sobre la raza, el origen étnico y el idioma (Race, Ethnicity and Language, REL) y la orientación sexual e identidad de género (Sexual Orientation and Gender Identity, SOGI). Contamos con procesos de privacidad y seguridad para ayudar. Estas son algunas de las formas en que protegemos su PHI:

  • Capacitamos a nuestro personal para que siga los procesos de privacidad y seguridad.
  • Requerimos que nuestros socios comerciales sigan los procesos de privacidad y seguridad.
  • Mantenemos nuestras oficinas seguras.
  • Hablamos sobre su PHI por razones comerciales solo con las personas que necesitan conocerla.
  • Mantenemos su PHI segura cuando la enviamos o la almacenamos de manera electrónica.
  • Usamos tecnología para evitar que las personas no autorizadas accedan a su PHI.

Usos y divulgaciones permitidos de su PHI

La siguiente es una lista de formas en que podemos usar o divulgar su PHI sin su permiso o autorización:

Tratamiento: podemos usar o divulgar su PHI a un médico u otro proveedor de atención médica que le brinde tratamiento, para coordinar su tratamiento entre los proveedores o ayudarnos a tomar decisiones de autorización previa relacionadas con sus beneficios.

Pago: podemos usar y divulgar su PHI para realizar pagos de beneficios por los servicios de atención médica que se le brindan. Podemos divulgar su PHI a otro plan de salud, a un proveedor de atención médica u otra entidad, sujeto a las normas de privacidad federales, para fines de pago. Las actividades de pago pueden incluir las siguientes tareas:

  • procesar los reclamos;
  • determinar la elegibilidad o cobertura para los reclamos;
  • emitir facturas por servicios premium;
  • revisar los servicios por necesidad médica;
  • realizar la revisión del uso de los reclamos.

Operaciones de atención médica: podemos usar y divulgar su PHI para llevar adelante nuestras operaciones de atención médica. Estas actividades pueden incluir las siguientes tareas:

  • proporcionar servicios al cliente;
  • responder a quejas y apelaciones;
  • proporcionar servicios de gestión de casos y coordinación de la atención;
  • realizar revisiones médicas de reclamos y otras evaluaciones de calidad;
  • actividades de mejora.

En nuestras operaciones de atención médica, podemos divulgar la PHI a los socios comerciales. Tenemos acuerdos por escrito destinados a proteger la privacidad de su PHI con estos socios. Podemos divulgar su PHI a otra entidad que esté sujeta a las normas de privacidad federales. Asimismo, la entidad debe tener una relación con usted para llevar adelante sus operaciones de atención médica. Esto incluye las siguientes tareas:

  • actividades de evaluación y mejora de la calidad;
  • revisión de la competencia o las calificaciones de los profesionales de atención médica;
  • gestión de casos y coordinación de la atención;
  • detección o prevención de fraude y abuso en la atención médica.

Nunca utilizaremos su información sobre REL y SOGI con fines de suscripción, fijación de tarifas o determinaciones de beneficios, ni divulgaremos su información sobre REL o SOGI a personas no autorizadas.

Divulgaciones al plan/patrocinador del plan de salud grupal: podemos divulgar su información médica protegida a un patrocinador del plan de salud grupal, como un empleador u otra entidad que le brinde un programa de atención médica, si el patrocinador aceptó determinadas restricciones en la forma en la que usará o divulgará la información de salud protegida (p. ej., no usar la información de salud protegida para llevar adelante acciones o tomar decisiones relacionadas con el empleo).

Otras divulgaciones permitidas o requeridas de su PHI:

Actividades de recaudación de fondos: podemos usar o divulgar su PHI para llevar adelante actividades de recaudación de fondos, como reunir dinero destinado a financiar las actividades de una fundación benéfica o una entidad similar. Si nos comunicamos con usted para tratar temas relacionados con las actividades de recaudación de fondos, le daremos la posibilidad de desuscribirse de dichas comunicaciones o dejar de recibirlas en el futuro.

Propósitos de suscripción de seguro: podemos usar o divulgar su PHI con fines de suscripción, por ejemplo, para tomar una determinación sobre una solicitud o pedido de cobertura. En el caso de que usemos o divulguemos su PHI con estos fines, se nos prohíbe usar o divulgar su PHI relacionada con la información genética en el proceso de suscripción.

Recordatorios de citas/alternativas de tratamiento: podemos usar y divulgar su PHI con el propósito de recordarle una cita para un tratamiento y una atención médica con nosotros, o para brindarle información sobre las alternativas de tratamiento u otros beneficios y servicios relacionados con la salud, por ejemplo, información sobre cómo perder peso o dejar de fumar.

Según lo exija la ley: si la ley federal, estatal o local exige el uso o la divulgación de su PHI, podemos hacerlo en la medida en que dicho uso o divulgación cumplan con la ley y se limiten a sus requisitos. Si dos o más leyes o reglamentos que rigen el mismo uso o divulgación entran en conflicto, cumpliremos con las leyes o reglamentos más restrictivos.

Actividades de salud pública: podemos divulgar su PHI a una autoridad de salud pública con el fin de prevenir o controlar enfermedades, lesiones o discapacidades. Podemos divulgar su PHI a la Administración de Alimentos y Medicamentos (Food and Drug Administration, FDA) para garantizar la calidad, seguridad o eficacia de productos o servicios que se encuentren bajo se jurisdicción.

Víctimas de abuso y negligencia: podemos divulgar su PHI a una autoridad del gobierno local, estatal o federal, incluidos los servicios sociales o una agencia de servicios de protección autorizada por la ley para recibir dichos informes, si tenemos una creencia razonable de la existencia de abuso o maltrato, negligencia o violencia doméstica.

Procedimientos judiciales y administrativos: podemos divulgar su PHI en procedimientos judiciales y administrativos. También podemos revelarla en respuesta a los siguientes requerimientos:

  • orden de un tribunal de justicia;
  • orden de un tribunal administrativo;
  • citación;
  • orden de comparecencia;
  • orden judicial;
  • solicitud de exhibición de pruebas;
  • solicitud legal similar.

Aplicación de la ley: podemos divulgar su PHI a entidades que hagan cumplir la ley cuando sea necesario. Por ejemplo, en respuesta a los siguientes requerimientos:

  • orden de un tribunal de justicia;
  • orden judicial emitida por un tribunal;
  • citación;
  • orden de comparecencia emitida por un funcionario judicial;
  • citación del gran jurado.

También podemos divulgar su PHI pertinente con el fin de identificar o localizar a un sospechoso, fugitivo o testigo material, o a una persona desaparecida.

Médicos forenses, examinadores médicos y directores de funerarias: podemos divulgar su PHI a un médico forense o examinador médico. Esto puede ser necesario, por ejemplo, para determinar la causa de una muerte. También podemos divulgar su PHI a directores de funerarias, según sea necesario, para llevar adelante sus funciones.

Donación de órganos, ojos y tejidos: podemos divulgar su PHI a organizaciones de obtención de órganos. Podemos divulgar su PHI a aquellas personas que trabajen en los sectores de obtención, bancos o trasplantes de lo siguiente:

  • órganos procedentes de cadáveres;
  • ojos;
  • tejidos.

Amenazas contra la salud y la seguridad: podemos usar o divulgar su PHI si creemos de buena fe que el uso o la divulgación son necesarios para prevenir o reducir una amenaza grave o inminente para la salud o la seguridad de una persona o el público.

Funciones gubernamentales especializadas: si usted es miembro de las Fuerzas Armadas de los EE. UU., podemos divulgar su PHI según lo exijan las autoridades de comando militar. También podemos divulgar su PHI a las siguientes personas o instituciones:

  • funcionarios federales autorizados para realizar actividades de inteligencia y seguridad nacional;
  • el Departamento de Estado, para determinaciones de idoneidad médica;
  • servicios de protección del presidente u otras personas autorizadas.

Compensación de trabajadores: podemos divulgar su PHI para cumplir con las leyes relacionadas con la compensación de trabajadores u otros programas similares establecidos por ley que brindan beneficios por lesiones o enfermedades relacionadas con el trabajo, sin considerar la culpabilidad.

Situaciones de emergencia: podemos divulgar su PHI en una situación de emergencia, o si está incapacitado o no se encuentra presente, a un familiar, amigo personal cercano, agencia autorizada de ayuda en casos de desastre o cualquier otra persona que usted haya identificado previamente. Usaremos el criterio y la experiencia profesional para determinar si la divulgación es para su beneficio. Si ese es el caso, solo divulgaremos la PHI que sea directamente relevante para la participación de la persona en su atención.

Reclusos: si usted se encuentra recluido en una institución correccional o bajo la custodia de un oficial de los cuerpos policiales, podemos divulgar su PHI a la institución correccional o al oficial del cuerpo policial cuando dicha información sea necesaria para que la institución le brinde atención médica; para proteger su salud o seguridad, o la salud o seguridad de otras personas; o para la seguridad y protección de la institución correccional.

Investigación: en determinadas circunstancias, podemos divulgar su PHI a investigadores cuando su estudio de investigación clínica haya sido aprobado y se hayan implementado determinadas medidas de protección para garantizar la privacidad y protección de su PHI.

Usos y divulgaciones de su PHI que requieren su autorización por escrito

Estamos obligados a obtener su autorización por escrito para usar o divulgar su PHI, con excepciones limitadas, por las siguientes razones:

Venta de la PHI: solicitaremos su autorización por escrito antes de realizar cualquier divulgación que se considere una venta de su PHI, lo que significa que estamos recibiendo una compensación por divulgar la PHI de esa manera.

Marketing: solicitaremos su autorización por escrito para usar o divulgar su PHI con fines de marketing con excepciones limitadas, como cuando nos comunicaciones por motivos de marketing directamente con usted o cuando le entregamos regalos promocionales de valor nominal.

Notas de psicoterapia: solicitaremos su autorización por escrito para usar o divulgar cualquiera de sus notas de psicoterapia que podamos tener archivadas con excepciones limitadas, por ejemplo, para determinadas funciones de tratamiento, pago u operación de atención médica.

Derechos de la persona

A continuación, se detallas sus derechos con respecto a su PHI. Si desea ejercer alguno de los siguientes derechos, comuníquese con nosotros por medio de la información que se encuentra al final de este Aviso.

Derecho a solicitar restricciones: tiene derecho a solicitar restricciones en el uso y la divulgación de su PHI para fines de tratamiento, pago u operaciones de atención médica, así como divulgaciones a personas involucradas en su atención o el pago de su atención, como familiares o amigos cercanas. Su solicitud debe indicar las restricciones que solicita y establecer a quién se aplica la restricción. No estamos obligados a aceptar esta solicitud. Si estamos de acuerdo, cumpliremos con su solicitud de restricción, a menos que la información sea necesaria para brindarle un tratamiento de emergencia. Sin embargo, restringiremos el uso o la divulgación de la PHI para fines de pagos u operaciones de atención médica a un plan de salud cuando haya pagado el servicio o artículo de su bolsillo en su totalidad.

Derecho a solicitar comunicaciones confidenciales: tiene derecho a solicitar que nos comuniquemos con usted sobre su PHI u otra información confidencial en ubicaciones o por medios alternativos. No tiene que explicar el motivo de su solicitud. Debemos cumplir su solicitud si especifica los medios alternativos o el lugar donde esta información confidencial debe ser entregada.

Derecho de acceso y copia recibida de su PHI: tiene derecho, con excepciones limitadas, a ver su PHI contenida en un conjunto de registros designado u obtener copias de esta. Puede solicitar que le proporcionemos copias en un formato que no sean fotocopias. Usaremos el formato que solicite, a menos que no podamos hacerlo por motivos de viabilidad. Debe realizar una solicitud por escrito para obtener acceso a su PHI. Si denegamos su solicitud, le proporcionaremos una explicación por escrito y le informaremos si puede solicitar una revisión de los motivos de la denegación. También le informaremos cómo solicitar tal revisión o si la denegación no puede revisarse.

Derecho a modificar su PHI: tiene derecho a solicitar que modifiquemos o cambiemos su PHI si piensa que contiene información incorrecta. La solicitud debe presentarse por escrito, y usted debe explicar el motivo por el que debe modificarse la información. Podemos denegar su solicitud por determinados motivos, por ejemplo, si no somos los autores de la información que desea modificar y el creador de la PHI puede realizar la modificación. Si denegamos su solicitud, le proporcionaremos una explicación por escrito. Usted puede responder con una declaración de que no está de acuerdo con nuestra decisión, y adjuntaremos su declaración a la PHI que solicita que enmendemos. Si aceptamos su solicitud de modificar la información, haremos todos los esfuerzos razonables para informar a otros, incluidas las personas que usted designe, acerca de la modificación e incluir los cambios en cualquier divulgación futura de esa información.

Derecho a recibir un informe de las divulgaciones: tiene derecho a recibir una lista de las instancias de divulgación en las que nosotros o nuestros socios comerciales hayamos divulgado su PHI durante los últimos 6 años. Esto no se aplica a la divulgación con fines de tratamiento, pago, operaciones de atención médica o divulgaciones que usted autorizó y determinadas actividades más. Si solicita este informe más de una vez en un período de 12 meses, podemos cobrarle una tarifa razonable en función del costo de responder a estas solicitudes adicionales. Le proporcionaremos más información sobre nuestras tarifas en el momento de su solicitud.

Derecho a presentar una queja: si cree que se infringieron sus derechos a la privacidad o que infringimos nuestras propias prácticas de privacidad, puede presentarnos una queja por escrito o de manera telefónica por medio de la información de contacto que se encuentra al final de este Aviso.

También puede presentar una queja ante el secretario de la Oficina de Derechos Civiles (Office for Civil Rights) del Departamento de Salud y Servicios Humanos (Department of Health and Human Services, DHHS) de los EE. UU. por medio de una carta dirigida a
200 Independence Avenue, SW, Washington, DC 20201, llamando al 1-800-368-1019 (TTY: 1-866-788-4989) o en www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/complaints/.

NO TOMAREMOS NINGUNA MEDIDA CONTRA USTED POR PRESENTAR UNA QUEJA.

Derecho a recibir una copia de este Aviso: puede solicitar una copia de nuestro Aviso en cualquier momento por medio de la información de contacto que figura al final de este documento. Si recibe este Aviso a través de nuestro sitio web o por correo electrónico, también tiene derecho a solicitar una copia impresa del Aviso.

 

Información de contacto

Si tiene alguna pregunta sobre este Aviso, sobre nuestras prácticas de privacidad relacionadas con su PHI o sobre cómo ejercer sus derechos, puede comunicarse con nosotros por escrito o por teléfono mediante la información de contacto que figura a continuación.

Coordinated Care
Attn: Privacy Official
1145 Broadway, Suite 300
Tacoma, Washington, 98402
1-877-644-4613
Audición restringida TTY 711