Coordinated Care Aviso de prácticas de privacidad

Obligaciones de las entidades cubiertas:

Coordinated Care of Washington, Inc. es una Entidad cubierta tal y como se define y regula en la Ley de Transferencia y Responsabilidad de Seguro Médico (Health Insurance Portability and Accountability Act, HIPAA) de 1996. La ley exige que [Coordinated Care] mantenga la privacidad de su información médica protegida (Protected Health Information, PHI), le proporcione este Aviso de nuestras obligaciones legales y prácticas de privacidad relacionadas con su PHI, cumpla con los términos del Aviso que está actualmente en vigor y le notifique en caso de una violación de su PHI no protegida.

En este Aviso, se describe cómo podemos utilizar y divulgar su PHI. También se describen sus derechos para acceder, modificar y administrar su PHI y cómo ejercer dichos derechos. Todos los demás usos y divulgaciones de su PHI que no se describen en este Aviso se realizarán únicamente con su autorización por escrito.

Coordinated Care se reserva el derecho de modificar este Aviso. Nos reservamos el derecho de hacer efectivo el Aviso revisado o modificado para su PHI que ya tenemos, así como para cualquier PHI suya que recibamos en el futuro. [Coordinated Care] revisará y distribuirá de inmediato este Aviso siempre que se produzca un cambio sustancial en lo siguiente:

• Los usos y divulgaciones
• Sus derechos
• Nuestras obligaciones legales
• Otras prácticas de privacidad descritas en el aviso

Publicaremos todas las revisiones de los avisos en nuestro sitio web, coordinatedcarehealth.com, así como en nuestros materiales anuales de inscripción. También puede requerir una copia llamando al 1-877-644-4613 (TTY: 711).

Protecciones internas de PHI oral, escrita y electrónica:

Coordinated Care protege su PHI. Contamos con procesos de seguridad y privacidad para ayudarle.

Estas son algunas de las formas en que protegemos su PHI.

• Formamos a nuestro personal para seguir los procesos de seguridad y privacidad.
• Exigimos a nuestros socios de negocios que cumplan con los procesos de seguridad y privacidad.
• Mantenemos nuestras oficinas seguras.
• Solo hablamos acerca de su PHI con motivo de negocios y con personas que necesitan conocer esa información.
• Mantenemos su PHI segura cuando la enviamos o almacenamos electrónicamente.
• Utilizamos la tecnología necesaria para impedir que las personas equivocadas tengan acceso a su PHI.

Usos y divulgaciones permitidos de su PHI:

A continuación, se presenta una lista de cómo puede que usemos o divulguemos su PHI sin su permiso o autorización:

• Tratamiento: podemos usar su información o revelarla a un médico o a otro proveedor de atención médica que le proporcione tratamiento, con el propósito de coordinar el tratamiento entre los proveedores o para obtener asistencia al momento de tomar decisiones de autorización previas que sean para su beneficio.

• Pago: podemos usar y divulgar su PHI para realizar pagos de beneficios por los servicios de atención médica que se le hayan prestado. Puede que divulguemos su PHI a otro plan de salud, a un proveedor de atención médica o a otra entidad sujeta a las normas de privacidad federales con fines de pago. Los pagos pueden incluir: 
  • procesamiento de reclamos
  • determinación de la elegibilidad o de la cobertura de reclamos
  • emisión de facturas de primas
  • evaluación de los servicios por necesidad médica
  • revisión del uso de los reclamos
• Operaciones de atención médica: podemos usar y divulgar su PHI para realizar nuestras operaciones de atención médica. Estas actividades pueden incluir:
  • prestar servicios a los clientes
  • responder a quejas y apelaciones
  • ofrecer manejo de casos y coordinación de la atención
  • realizar evaluaciones médicas de los reclamos y otras evaluaciones de calidad
  • actividades de mejoramiento
    

Puede que en nuestras operaciones de atención médica revelemos su PHI a socios con quienes tengamos contratos escritos con términos sobre la protección de la privacidad de su PHI. Es posible que revelemos su PHI a otras entidades que se rijan por las leyes federales de privacidad y que tengan relación con usted debido a operaciones de atención médica relacionadas con:

• evaluaciones de calidad y actividades de mejoramiento
• evaluación de la competencia o calificaciones de los profesionales médicos
• manejo de casos y coordinación de la atención
• detección o prevención de fraude o abuso en la atención médica
  

• Recordatorios de citas/Alternativas de tratamiento: podemos usar y divulgar su PHI para recordarle una cita de tratamiento y atención médica con nosotros o para proporcionarle información sobre las alternativas de tratamiento u otros beneficios o servicios relacionados con la salud, tal como información sobre cómo dejar de fumar o perder peso.
• Según lo exija la ley: si las leyes federales, estatales o locales exigen el uso o la divulgación de su PHI, podemos usarla o divulgarla en la medida en la que ello cumpla con tales leyes y se limite a las exigencias allí establecidas. Frente a dos o más leyes o reglamentos que rijan el mismo conflicto de uso o divulgación, cumpliremos los más limitativos.
• Actividades de salud pública: podemos divulgar su PHI a una autoridad de salud pública con fines de prevención y control de enfermedades, lesiones o discapacidades. Podemos divulgar su PHI a la Administración de Alimentos y Medicamentos (Food and Drug Administration, FDA) para garantizar la calidad, seguridad o efectividad de los productos o servicios bajo su jurisdicción.
• Víctimas de abuso y negligencia: podemos divulgar su PHI a una autoridad local, estatal o federal, incluidos los servicios sociales o un organismo de servicios de protección que tenga autorización legal para recibir esos informes si tenemos una sospecha razonable de abuso, negligencia o violencia doméstic.
  
• Procedimientos judiciales y administrativos: es posible que revelemos su PHI en procedimientos administrativos o judiciales, así como también como respuesta ante:
  • una orden de un tribunal
  • un tribunal administrativo
  • una citación
  • una convocatoria
  • un mandato judicial
  • una solicitud de descubrimiento
  • una solicitud legal similar

• Cumplimiento de la ley: podemos divulgar la PHI pertinente en cumplimiento de la ley cuando se nos exija, por ejemplo, a modo de respuesta ante: 
  •    una orden judicial
  • un mandato de un tribunal
  • una citación
  • una convocatoria emitida por un funcionario judicial
  • una citación del gran jurado

También es posible que divulguemos su PHI pertinente para identificar o ubicar a un sospechoso, fugitivo, testigo importante o persona desaparecida.

• Forenses, examinadores médicos y directores de funerarias: es posible que divulguemos su PHI a forenses o examinadores médicos. Puede que esto sea necesario, por ejemplo, para determinar la causa de una muerte. También podemos divulgar su PHI a directores de funerarias, de ser necesario, para que puedan cumplir con su trabajo.

• Donación de órganos, ojos y tejidos: es posible que revelemos su PHI a organizaciones de procuración de órganos o entidades vinculadas a la procuración, el almacenamiento o el trasplante de:
  • órganos cadavéricos
  • ojos
  • tejidos 
    

• Amenazas a la salud y a la seguridad: también puede que divulguemos su PHI si sospechamos, de buena fe, que ello es necesario para prevenir o mitigar una amenaza grave o inminente a la salud o seguridad de una persona o de la sociedad.
• Funciones especializadas del gobierno: si usted es miembro de las Fuerzas Armadas de EE. UU., es posible que revelemos su PHI en caso de que autoridades de comando militar nos lo exijan. También podemos divulgar su PHI a:
  • Oficiales federales autorizados para realizar actividades de inteligencia y seguridad nacional.
  • Departamento de Estado para tomar decisiones respecto a su conveniencia médica.
  • Los servicios de protección del presidente o de otras personas autorizadas.

• Compensación a los trabajadores: podemos divulgar su PHI para cumplir con leyes relacionadas con la compensación a los trabajadores u otros programas similares, según lo establezca la ley, que ofrezcan beneficios en el caso de lesiones o enfermedades relacionadas con el trabajo sin importar las faltas.

• Situaciones de emergencia: podemos divulgar su PHI ante una situación de emergencia y, en caso de que esté incapacitado o ausente, a un familiar, a un amigo cercano, a organismos de asistencia en caso de desastre o a cualquier otra persona que usted haya establecido con anterioridad. Utilizaremos el juicio y la experiencia profesional para determinar si la divulgación es en su beneficio. Si la divulgación es en su beneficio, solo divulgaremos la PHI que es pertinente para la relación de la persona con su cuidado.

• Reclusos: si usted está recluido en una institución penitenciaria o está bajo la custodia de un funcionario del cumplimiento de la ley, podemos divulgar su PHI a la institución penitenciaria o al funcionario del cumplimiento de la ley, en el caso de que dicha información sea necesaria para que la institución le ofrezca atención médica, para proteger su salud o su seguridad, la de otros o la de la institución penitenciaria.

• Investigación: en ciertas circunstancias, podemos divulgar su PHI a investigadores, en caso de que su estudio de investigación clínica se haya aprobado, siempre y cuando se disponga de ciertos resguardos para asegurar la seguridad y la protección de su PHI.

Usos y divulgaciones de su PHI que requieren autorización por escrito

Se nos exige tener su autorización por escrito para usar o divulgar su PHI, con excepciones limitadas, por las siguientes razones:

Venta de PHI: solicitaremos su autorización por escrito antes de hacer cualquier divulgación que se considere como una venta de su PHI, es decir, que recibamos compensación por tal divulgación.

Mercadeo: solicitaremos su autorización por escrito para usar o divulgar su PHI con fines de mercadeo con excepciones limitadas, como cuando nos comuniquemos con usted de manera personal con respecto a mercadeo o cuando ofrezcamos regalos promocionales de valor nominal.

Notas de psicoterapia: solicitaremos su autorización por escrito para usar o divulgar las notas de psicoterapia que tengamos archivadas con excepciones limitadas, como para ciertos tratamientos, pagos u operaciones de atención médica.

Derechos individuales

A continuación, se describen sus derechos respecto a su PHI. De querer ejercer los siguientes derechos, contáctenos mediante la información que se encuentra al final de este aviso.

• Derecho a solicitar restricciones: tiene el derecho de solicitar restricciones en el uso y la divulgación de su PHI para tratamientos, pagos u operaciones de atención médica, así como en las divulgaciones a personas involucradas en su atención o el pago de su atención, como familiares o amigos cercanos. Su solicitud debería indicar las restricciones que solicita, así como a quién aplican. No se nos exige aceptar dicha solicitud. Si la aceptamos, cumpliremos con ella, a menos que se necesite la información para proporcionarle tratamientos de emergencia. Sin embargo, limitaremos el uso o la divulgación de su PHI para pagos u operaciones de atención médica a un plan de salud cuando usted haya pagado por el servicio o artículo por completo por sus propios medios.

• Derecho a solicitar comunicación confidencial: tiene el derecho de solicitar que nos comuniquemos con usted respecto a su PHI mediante medios alternativos o en lugares alternativos. No hace falta que explique los motivos de su solicitud. Debemos cumplir con su solicitud si es razonable y si especifica los medios o lugares alternativos en los que se debería entregar esta información confidencial. 

• Derecho a recibir y tener acceso a copias de su PHI: con excepciones limitadas, tiene el derecho a revisar u obtener copias de su PHI contenidas en un conjunto designado de expedientes. Puede solicitar que le proporcionemos copias en otro formato que no sea fotocopia. Utilizaremos el formato que solicite, a menos que no podamos hacerlo. Debe presentar una solicitud por escrito para tener acceso a su PHI. Si denegamos su solicitud, le proporcionaremos una explicación por escrito y le informaremos si se pueden revisar las razones de la negativa y cómo solicitar la revisión, o si la negativa no puede ser revisada. 

• Derecho a modificar su PHI: tiene el derecho de solicitar que se modifique o cambie su PHI si cree que contiene información incorrecta. La solicitud debe hacerse por escrito y debe explicar la razón de la modificación. Puede que deneguemos su solicitud por ciertas razones, por ejemplo, si no creamos la información que quiere que se modifique y quien sí lo hizo es capaz de modificarla. Si denegamos su solicitud, le proporcionaremos una explicación por escrito. Puede expresar por medio de una declaración su desacuerdo con nuestra decisión y la adjuntaremos a la PHI que usted solicita que sea modificada. Si aceptamos su solicitud de modificación de la información, nos esforzaremos, dentro de lo razonable, para informar a terceros, incluidas a las personas que usted mencione, y para incluir los cambios en las divulgaciones futuras de dicha información. 

• Derecho a recibir el registro de las divulgaciones: tiene el derecho de recibir una lista de ocasiones, dentro de los últimos 6 años, en las que nosotros o nuestros socios hayamos divulgado su PHI. Esto no aplica para divulgaciones con fines de tratamientos, pagos, operaciones de atención médica o divulgaciones que haya autorizado y otras actividades particulares. Si solicita este registro más de una vez en un período de 12 meses, puede que le cobremos una tarifa razonable basada en costos para responder a estas solicitudes adicionales. Le ofreceremos más información sobre nuestras tarifas cuando realice la solicitud. 

• Derecho a iniciar una demanda: si siente que sus derechos de privacidad fueron violados o que hemos infringido nuestras propias prácticas de privacidad, puede presentar un reclamo por escrito o por teléfono mediante la información de contacto al final de este aviso.

También, puede iniciar una demanda civil ante la Oficina de Derechos Civiles del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los EE. UU. enviando una carta a 200 Independence Avenue, S.W., Washington, D.C. 20201, llamando al 1-800-368-1019 (TTY: 711) o visitando www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/complaints/.

NO TOMAREMOS MEDIDAS EN SU CONTRA POR INICIAR UNA DEMANDA.

• Derecho a recibir una copia de este aviso: puede solicitar una copia de nuestro aviso en cualquier momento a través de la información de contacto al final de este aviso. Si recibe este aviso en nuestro sitio web o a través del correo electrónico, también tiene derecho a solicitar una copia impresa.

Información de contacto

Si tiene dudas respecto a este aviso, a nuestras prácticas de privacidad relacionadas con su PHI o a cómo ejercer sus derechos, puede contactarnos por escrito o por teléfono a través de la información de contacto que se presenta a continuación.

Coordinated Care
Attn: Privacy Official
1145 Broadway, Suite 300
Tacoma, Washington, 98402
1-877-644-4613
Para personas con discapacidad auditiva TTY: 711